lunes, 28 de abril de 2014

11 LEYES DE LA QUINTA DISCIPLINA

Uno de los autores que más ha influido en la filosofía de diseño de sistemas y de solución de problemas es Peter M. Senge, específicamente, las ideas que desglosa en La Quinta Disciplina que se auto describe como el arte y la práctica de la organización abierta al aprendizaje. Los conceptos descritos en este libro aplican a cualquier tipo organizaciones: gobiernos, corporaciones multinacionales, pequeñas y medianas empresas, familias, equipos deportivos, etc.

Es difícil sintetizar un libro donde todos los conceptos se apuntalan con otros, La Quinta Disciplina es un libro de Management donde todo es carne. Pero si tuviera que escoger lo más representativo del libro, seleccionaría el capítulo 4: Las leyes de la quinta disciplina que de cuando en cuando regreso a revisar para asegurarme que no estoy perdiéndome en la autocomplacencia ni limitándome a mi zona de comodidad a la hora de diseñar o rediseñar sistemas o solucionar problemas.

Las leyes de la Quinta Disciplina
1. Los problemas de hoy derivan de las soluciones de ayer
Las soluciones que simplemente desplazan los problemas a otra parte de un sistema a menudo pasan inadvertidas porque quienes resolvieron el primer problema no son los mismos que quienes heredan el nuevo.
2. Cuanto más se presiona, más presiona el sistema
Hay muchos ejemplos a nivel personal de la realimentación compensadora, que no se limita a los sistemas grandes, como la persona que deja de fumar, engorda, sufre una pérdida de autoestima y comienza a fumar de nuevo para aliviar el estrés. Cuando nuestros esfuerzos iniciales no producen mejoras duraderas, presionamos, al credo de que el mayor empeño superará todos los obstáculos, sin ver que nosotros mismos estamos contribuyendo a crear más obstáculos.
3. La conducta mejora antes de empeorar
La realimentación compensadora habitualmente implica una demora, un paréntesis entre el beneficio de corto plazo y el perjuicio de largo plazo. Una solución típica luce maravillosa cuando cura los síntomas. Pueden pasar dos, tres o cuatro años hasta que regrese el problema, o surja un problema nuevo y peor. Para entonces, habrá otro sujeto sentado en el sillón de las decisiones.
4. El camino fácil lleva al mismo lugar
Todos nos sentimos cómodos aplicando soluciones típicas a los problemas, ateniéndonos a lo conocido. Si la solución fuera visible u obvia para todos, tal vez ya la hubieran encontrado. La insistencia en soluciones conocidas mientras los problemas fundamentales persisten o se empeoran es un buen indicador de pensamiento asistémico, lo que a menudo llamamos el síndrome del aquí se necesita un martillo más grande.
5. La cura puede ser peor que la enfermedad
La consecuencia más insidiosa de la aplicación de soluciones asistémicas es que esas soluciones se necesitan cada vez más. Por eso las intervenciones gubernamentales mal concebidas no son sólo ineficaces sino adictivas, en el sentido de que incrementan la dependencia y reducen la aptitud de la comunidad local para resolver sus propios problemas. Toda solución de largo plazo debe, fortalecer la aptitud del sistema para sobrellevar sus propias cargas.
6. Lo más rápido es lo más lento
Es la vieja historia: la tortuga es más lenta pero gana la carrera. El pensamiento sistémico es más desafiante y más auspicioso que nuestra manera habitual de abordar los problemas.
7. La causa y el efecto no están próximos en el tiempo y el espacio
La mayoría suponemos, la mayor parte del tiempo, que causa y efecto están próximos en el tiempo y el espacio. Hay una disparidad fundamental entre la naturaleza de la realidad de los sistemas complejos y nuestros modos predominantes de pensar sobre esa realidad. El primer paso para corregir esa disparidad consiste en abandonar la noción de que causa y efecto están próximos en el tiempo y el espacio.
8. Los cambios pequeños pueden producir resultados grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias
Algunos denominan al pensamiento sistémico la nueva ciencia del desconsuelo, pues enseña que las soluciones más obvias no funcionan. Afrontar un problema dificultoso a menudo requiere ver dónde se encuentra el punto de apalancamiento, un cambio que con mínimo esfuerzo llevaría a una mejora significativa y duradera. No hay reglas sencillas para efectuar cambios de alto apalancamiento, pero hay modos de pensar que los facilitan. Un punto de partida consiste en aprender a ver estructuras subyacentes en vez de hechos. Otro punto de partida consiste en pensar en procesos de cambio y no en instantáneas.
9. Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias
A veces, los dilemas más enredados dejan de ser dilemas cuando se ven desde la perspectiva sistémica. Son producto de un pensamiento por instantáneas y no por proceso, y aparecen bajo una nueva luz cuando se piensa conscientemente en el cambio a través del tiempo.
10. Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeños
La comprensión de la mayoría de los problemas administrativos requiere ver la totalidad del sistema que genera dichos problemas. A veces la gente decide dividir un elefante en dos. En tal caso no obtiene dos elefantes pequeños, sino un  problema arrevesado donde no hay apalancamiento posible, porque el punto de apalancamiento se halla en interacciones que no se pueden ver examinando sólo un fragmento.
11. No hay culpa

Solemos culpar a las circunstancias externas por nuestros problemas. Alguien los competidores, la prensa, el ánimo inconstante del mercado, el gobierno nos perjudicó. El pensamiento sistémico muestra que no hay nada externo; nosotros y la causa de nuestros problemas formamos parte de un solo sistema. La cura radica en la relación con nuestro enemigo.

sábado, 26 de abril de 2014

BALANCED SCORECARD

El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es una herramienta para ejecutar la estrategia. Ayuda a enfocar a todos los colaboradores, alineándolos con los objetivos trazados. Una explicación breve de este valioso esquema que arranca de los postulados de misión y visión y termina con las metas de cada persona.



DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÒN







FUNCIÓN DE LA CAPACITACIÓN DE LA EMPRESA

Describe cuales son las funciones del capacitador dentro de una empresa y cuál es el fin del mismo para poder cumplir con los objetivos dentro de la empresa.



PROCESO DE RECLUTAMIENTO - EN BUSCA DE LA FELICIDAD



La perseverancia y el creer en uno mismo es el resultado o buen resultado de todo proceso en la vida, aunque no siempre nos salgan las cosas como deseamos, ese deseo es el estar preparado para ganar o perder.



INSCRIPCIÓN DE CURSOS EN OTIC Y DIAGRAMA DE FLUJO

El Departamento de Desarrollo y Comunicaciones Internas, realizará la inscripción del curso mediante Orden de Compra dirigida a la OTIC, con una anticipación de al menos 1 día a la realización programada.
Evaluación del Curso
Al término de la actividad de capacitación, cada asistente deberá completar la Encuesta de Calificación del Curso y entregarla al Departamento de Desarrollo y Comunicaciones Internas.
Registro de las Acciones de Capacitación
Las acciones de capacitaciones realizadas serán registradas, lo que permitirá contar con un historial de cada Trabajador, facilitando la mejor programación de las acciones futuras.










DESARROLLO DEL PROCESO DE CAPACITACIÒN


En términos generales la Detección de Necesidades de Capacitación Conductuales, se derivaran del análisis de las brechas observadas en la evaluación de desempeño anual de cada Trabajador. Esta actividad será coordinada por el Departamento de Desarrollo y Comunicaciones Internas, y realizada en conjunto con la Jefatura respectiva.
Adicionalmente la Detección de Necesidades de Capacitación Técnica se canalizarán por requerimiento de las Jefaturas o solicitud del Trabajador correspondiente, y estarán destinadas a desarrollar las habilidades específicas requeridas para el desempeño técnico de cada cargo.

Preparación de los Cursos

Actividades Programadas
Con una anticipación de un mes a la fecha programada de las acciones de capacitación, el Departamento de Desarrollo y Comunicaciones Internas deberá:

a)    confirmar vía mail con la Jefatura respectiva la disponibilidad del trabajador (es) para asistir a la actividad de capacitación,

b)    seleccionar la OTEC más apropiada para la realización del curso respectivo, considerando el historial de calificaciones respectivo, si es que hubieren habido experiencias anteriores, o los antecedentes técnicos y referencias necesarias en caso contrario, así como el costo comparativo. En el caso de capacitación técnica, esta selección de la OTEC deberá ser confirmada vía mail con la Jefatura respectiva.


c)    informar vía mail al Trabajador la fecha, lugar y programa del curso de capacitación. 

ASPECTOS GENERALES DE LA CAPACITACIÓN


Se considera la capacitación de las personas como una estrategia clave para desarrollar la contribución de las personas y equipos, fortalecer el compromiso con la empresa y expandir la cultura corporativa deseada. Por ello se la considera una inversión imprescindible para potenciar la productividad y sustentabilidad de la empresa y uno de los mejores agentes de satisfacción y desarrollo laboral.
La responsabilidad por las decisiones de capacitación de tipo conductual organizacional, asociadas al desarrollo de competencias transversales, será de la Gerencia de Personas a través de su Departamento de Desarrollo y Comunicaciones Internas.
La responsabilidad por las decisiones de capacitación de tipo técnicas (asociadas al desempeño específico del cargo) será de las Jefaturas de línea en conjunto con el departamento antes mencionado.
 Beneficios para la organización:
  • Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
  • Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
  • Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.
  • Mejora la relación jefes-subordinados.
  • Es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas.
  • Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
  • Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
  • Contribuye  a la formación de líderes y dirigentes.
  • Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
  • Ayuda a mantener bajos los costos.
  • Elimina los costos de recurrir a consultores externos.

Beneficios para el trabajador que repercuten favorablemente en la organización:
  • Ayuda a la persona en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
  • Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
  • Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
  • Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
  • Permite el logro de metas individuales.
  • Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas, y adopción de políticas:
  • Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.

  • Ayuda en la orientación de nuevos empleados.
  • Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
  • Hace viables las políticas de la organización.
  • Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.
  • Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

DESARROLLO DEL PROCESO

Definición de Requerimiento
Cuando se genere una vacante de personal, la Jefatura respectiva canalizará el requerimiento mediante el Formulario de Solicitud de Personal, a través de su gerencia respectiva la que lo hará llegar al Departamento de Desarrollo y Comunicaciones directamente.
Análisis de Fuentes de Reclutamiento
El Analista de Selección una vez recibido el Formulario de Solicitud de Personal, realizará la revisión de las posibles fuentes de reclutamiento y acordará en conjunto con la Jefatura respectiva la secuencia a aplicar.
Reclutamiento Interno
Llamado a Concurso Interno
El Analista de Selección gestionará con el Analista de Comunicaciones la publicación del Llamado a Concurso Interno a través de la Intranet.
Recepción de Fichas de Postulación
Los postulantes internos que decidan participar en el reclutamiento deberán llenar y enviar la Ficha de Postulación al Analista de Selección, en el plazo definido en el Concurso Interno.
Reclutamiento Externo
Publicación de Reclutamiento Externo
El Analista de Selección gestionará con el Analista de Comunicaciones la Publicación del Reclutamiento Externo en los medios que se definan. (Portales, Diarios, Sitio Web de la empresa, entre otros.)
Recepción de Postulaciones
Los postulantes externos que decidan participar en el reclutamiento, harán llegar sus antecedentes al Analista de Selección, en el plazo definido para el proceso.
Análisis y Preselección de Candidatos
Una vez completado el plazo de recepción de postulaciones, el Analista de Selección realizará una preselección curricular de candidatos durante los 2 días siguientes, para citarlos a entrevista con la Jefatura respectiva.
Invitación a Entrevistas
A continuación el Analista de Selección invitará a una entrevista con la Jefatura a cada candidato preseleccionado, a través de teléfono o mail, las que se desarrollarán en lo posible durante la semana siguiente.
Terna de Preseleccionados para Evaluaciones
Una vez completadas las entrevistas, la Jefatura informará vía mail al Analista de Selección, los postulantes que conforman la terna para evaluación psicolaboral.
Evaluaciones Psicolaborales
A continuación el Analista de Selección procederá a programar y realizar las Evaluaciones Psicolaborales de los postulantes definidos. Al término emitirá y enviará los Informes de Evaluación personales a la Jefatura, de los candidatos recomendados.
Selección del Candidato Finalista
La Jefatura o Gerencia establecerá la categorización de los candidatos y seleccionará al candidato finalista, entre los que hubieran sido calificados como recomendados en la Evaluación Psicolaboral. Esta etapa se desarrollará en lo posible en la semana siguiente y se formalizará mediante mail enviado al Analista de Selección.
Carta Oferta
De requerirse se hará llegar una Carta Oferta al candidato seleccionado describiendo el alcance del cargo y las condiciones económicas de la contratación, a fin de asegurar un entendimiento compartido. Una vez recibida la confirmación del candidato, la Jefatura informará esta situación al Analista de Selección por email, con copia al Jefe del Departamento de Gestión de Personal.
Si el candidato seleccionado desistiera, se realizara el mismo procedimiento con el siguiente candidato.
Carta de Agradecimiento a los No Seleccionados
Completado lo anterior, el Analista de Selección, enviará una Carta de Agradecimiento a cada uno de los postulantes preseleccionados, lo que se completará en el plazo de 2 semanas.
Comunicación a toda la Organización
En paralelo con la acción anterior, el Analista de Selección gestionará a través del Analista de Comunicaciones la publicación de la comunicación del nombramiento del postulante seleccionado para el cargo vacante, en la Intranet de la empresa.
Encuesta de Satisfacción con Cliente Interno
A continuación el Analista de Selección enviará la Encuesta de Satisfacción a la Jefatura respectiva, para recoger sus apreciaciones del proceso.

ASPECTOS GENERALES DEL RECLUTAMIENTO

Se considera la selección de sus colaboradores como una estrategia clave para contar con las personas más competentes en función de sus requerimientos y conformar equipos de trabajo eficientes que permitan lograr las metas estratégicas.
Se fomentará la promoción interna, en la medida que los candidatos satisfagan los requisitos del cargo vacante, a fin de promover el desarrollo profesional y personal de sus colaboradores.
Las acciones de selección deben estar enmarcadas en la dotación autorizada para cada área, por la gerencia de la compañía.
Los requerimientos de reclutamiento y selección, pueden originarse de:

1. Reemplazo por retiro voluntario o por desvinculación.

2. Aumento de dotación.

3. Requerimiento temporal (por un proyecto o tarea específica).

4. Reemplazo temporal.
a. Por vacaciones
b. Por licencia médica
c. Por permisos
En el caso de aumentos de dotación o requerimientos temporales, deberán ser previamente aprobados por la gerencia general y de ser posible, estar incorporados en el presupuesto anual validado por la empresa. Se exceptúan de lo anterior, los aumentos de dotación o requerimientos temporales generados con posterioridad al cierre del ciclo presupuestario.
La responsabilidad por la gestión del proceso de reclutamiento y selección será de la Gerencia de Personas a través de su Departamento de Desarrollo y Comunicaciones, incluyendo la dotación de cargos supervisores y Jefaturas, así como de cargos gerenciales y subgerenciales del área de ventas.

En el caso de los cargos gerenciales y subgerenciales ajenos al área de ventas, la responsabilidad será del Gerente de Personas junto a la gerencia involucrada. En los procesos de Gerentes Corporativos, la responsabilidad será del Gerente General Corporativo junto al Gerente de Personas.